Porque a melhoria do processo é chave para o sucesso dos negócios
Escrito por Adam Coffey*
Tenho certeza de que você já ouviu o velho ditado: “Se não está quebrado, não conserte”. Bem, se seu objetivo é alcançar um crescimento sustentável em seu negócio, esse pode ser o pior conselho que você pode seguir.
Por que? Porque administrar seu negócio com essa mentalidade não permite uma consideração cuidadosa sobre a melhor forma de atingir uma meta. Em vez disso, leva a processos obsoletos. Pior ainda, leva a processos que são ineficientes.
Como líder de negócios, é imperativo evitar ficar preso a essa mentalidade. Em vez disso, adquira o hábito de perguntar por que algo está sendo feito de determinada maneira. Isso é especialmente crucial no clima atual, em que os custos crescentes estão forçando muitas empresas a procurar maneiras de reduzi-los.
Ao desafiar as convenções sobre por que os processos são executados e encontrar (e corrigir) gargalos, você pode evitar a espiral da morte de cortar custos indiscriminadamente. Igualmente importante, você pode aumentar suas margens, aumentar a produtividade e aumentar a lucratividade – tudo o que é fundamental para garantir o sucesso de sua organização.
Com as taxas de inflação e outros custos aumentando, a maioria dos líderes empresariais hoje vê a necessidade de reduzir despesas e cortar custos. Com muita frequência, porém, essa redução nos custos é alcançada demitindo uma porcentagem da força de trabalho sem redesenhar e melhorar os processos. Quando isso acontece, é o início de uma espiral de morte para a empresa.
Digamos que um líder de negócios determine que precisa cortar 10% de seus custos para se manter lucrativo, então decide demitir 10% de sua força de trabalho. Embora isso certamente atinja o objetivo de reduzir custos, também leva a mais trabalho para menos pessoas.
Além disso, espera-se que as pessoas restantes sigam os mesmos processos que estão em vigor desde que alguém se lembra. Esses fluxos de trabalho não foram redesenhados para serem mais eficientes, o que causa frustração e inquietação entre os funcionários restantes. Em um mercado de trabalho apertado, essa frustração pode levar à baixa moral e até mesmo rotatividade.
A linha de fundo? Em vez de cortar custos por cortar custos, concentre-se na melhoria do processo. Pergunte: “Por que fazemos o que fazemos?” Descubra como redesenhar e simplificar como você faz as coisas. Se não o fizer, poderá encontrar-se em muitos problemas.
Comece com o mapeamento de processos.
O mapeamento de processos é fundamental para determinar a validade e a eficiência de seus processos. É por isso que, quando entro em uma grande organização como novo CEO, uma das primeiras coisas que faço é contratar pessoas com experiência em eficiência operacional ou manufatura enxuta.
Seu trabalho não é trabalhar na empresa, mas sim trabalhar para a empresa. Eu os encarrego de investigar por que algo está sendo feito de uma determinada maneira e, em seguida, redesenhar o processo para ser mais eficiente. Também espero que eles ajudem a identificar processos que não agregam mais valor para que essas tarefas possam ser eliminadas.
Depois de mapear os processos da empresa — literalmente criar um fluxograma de cada etapa —, fica fácil ver onde estão os gargalos. Você pode determinar melhor se um determinado processo ou sub processo ainda é importante, encontrar ineficiências e resolvê-las.
Desafie as convenções existentes.
Ao mapear o processo e perguntar por que as coisas são feitas de determinada maneira, você pode inverter o script. Em vez de apenas cortar custos de forma imprudente, você pode aumentar a produtividade sem contratar mais pessoas. Quando isso acontece, sua lucratividade também aumenta.
Por exemplo, talvez você tenha uma tarefa repetitiva que toma o tempo de seu pessoal. Depois de mapeá-lo, pode ficar claro que a tarefa não está sendo realizada com eficiência. Você pode perceber que poderia investir em tecnologia para realizar a tarefa, o que liberaria o tempo de seus funcionários para coisas mais importantes.
A menos que você reserve um tempo para mapeá-lo, porém, você pode simplesmente dispensar as pessoas que fazem a tarefa e, em seguida, atribuir a tarefa a outras pessoas. Faça isso com bastante frequência e você sobrecarregará seus funcionários até que eles potencialmente desistam.
Concentre-se em administrar bem o seu negócio, melhorando os processos existentes. Isso permitirá que sua receita aumente em um ritmo muito mais rápido, mantendo sua estrutura de custos relativamente estável.
Alcance um crescimento saudável.
Ao mapear os processos e perguntar por que você faz cada coisa, você pode criar um crescimento saudável e sustentável. Mesmo (ou talvez especialmente) se sua empresa já existe há anos, essa pode ser a diferença entre lutar para sobreviver e realmente prosperar.
Lembre-se, redesenhar e melhorar os processos leva a mais lucro. Esse lucro maior pode ser reinvestido no crescimento — aumentando as capacidades do negócio, fazendo pivôs estratégicos em novos mercados ou setores, adquirindo mais empresas, construindo novas instalações e/ou contratando mais trabalhadores.
A melhor parte é que você pode obter esses ganhos de várias maneiras diferentes. Por exemplo, você pode trazer consultores para ajudá-lo a mapear e simplificar seus processos por uma taxa única. Se você tiver uma grande organização com uma infinidade de processos, também pode optar por adicionar funcionários para fazer a mesma coisa de forma contínua.
Se você optar por trazer consultores, adicionar pessoal ou até mesmo atribuir tarefas aos funcionários existentes com o mapeamento de processos, não há desvantagem ou risco em melhorar seus negócios. No final das contas, focar na melhoria de processos é a chave para criar um ambiente saudável e sustentável para o crescimento de sua organização.
*Escrito por Adam Coffey
Forbes Councils Member
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Mar 25, 2022
Founding partner of CEO Advisory Guru, LLC. Best-selling author of The Private Equity Playbook and The Exit-Strategy Playbook.
