16 passos para melhorar a eficiência operacional nas empresas

Melhorar a eficiência operacional é mais do que cortar custos e aumentar preços em prol dos índices. As empresas têm várias engrenagens girando ao mesmo tempo, e todas elas precisam ser abordadas para melhorar a eficiência operacional. Seja feito internamente ou através de um consultor externo que vê um negócio com uma nova perspectiva, melhorar a relação custos/lucros entra em todos os níveis e em todos os sistemas de um negócio.

1. Conheça a dia a dia da operação

Embora haja benefícios em ver as coisas a partir de 30.000 pés, entrar no trabalho diário que faz um negócio funcionar pode ajudar os gerentes a ver onde estão as grandes ineficiências operacionais. O reality show “Undercover Boss” tinha empresários disfarçados e trabalhando ao lado dos funcionários que preparavam pedidos, empacotavam caixas, lavavam louça e muito mais.

2. Documentar e revisar processos

Processos não documentados não podem ser revisados, o que significa que não podem ser melhorados. Criar documentação até mesmo para as tarefas mais insignificantes garante consistência para que tarefas repetitivas não precisem ser redesenhadas a cada vez. Criar um processo escrito e padronizado também significa que qualquer pessoa da equipe pode assumir funções a qualquer momento.

3. Aumentar a comunicação entre departamentos

A comunicação é um valor que muitas empresas agregam às suas declarações de missão, mas não entregam quando se trata da prática diária. De fato, “28% dos funcionários citam a má comunicação como a razão para não conseguir entregar o trabalho no prazo”, diz Duncan Lambden, da consultoria de fornecedores de negócios Expert Market.

Melhorar a eficiência operacional de uma empresa depende de departamentos se comunicarem abertamente, com frequência e facilidade. Algumas maneiras de melhorar a comunicação interdepartamental incluem encontrar a tecnologia e as ferramentas de comunicação certas e encontrar maneiras de se comunicar regularmente.

4. Reduza os silos

Além de aumentar a comunicação em toda a empresa e incentivar a transparência departamental, encontre maneiras de os departamentos trabalharem juntos para atingir metas e concluir projetos.

Na formação de silos, é importante perceber que as divisões individuais muitas vezes têm prioridades necessárias, mas conflitantes. Normalmente, quando as organizações se transformam em silo, é porque as metas, e qualquer compensação ligada a essas metas, reforça o comportamento orientado para o silo”, dizem Hossein Vatanpour, Atoosa Khorramnia e Naghmeh Forutan em seu estudo de 2013, Silo Effect a Prominence Factor to Decrease Efficiency of Pharmaceutical Industry. “Em uma organização, o efeito silo limita as interações entre membros de diferentes ramos da empresa, levando à redução da produtividade.”

5. Seja transparente com as informações

Gestores e empresários costumam achar que o excesso de transparência vai atrasar os processos de negócios. Ser muito aberto sobre mudanças, decisões de negócios e outras informações só abre a oportunidade para feedback que pode impedir movimentos rápidos e decisões-chave de negócios. No entanto, a transparência antes que grandes mudanças de negócios ocorram pode ajudar a economizar tempo e melhorar a eficiência a longo prazo. Isso também significa ser aberto e honesto não apenas de cima para baixo, mas também ouvir e pedir transparência entre os funcionários.

6. Foco no atendimento ao cliente e na capacidade de resposta das vendas

O atendimento eficiente ao cliente e a capacidade de resposta das vendas evitam problemas antes que eles aconteçam. Quando os clientes entendem o que estão recebendo antes de comprar e se sentem ouvidos durante todo o processo de atendimento, há menos devoluções e mais clientes recorrentes (e referências!).

7. Melhore o atendimento de pedidos

Com a era do Amazon Prime e o rastreamento instantâneo de pedidos, os clientes geralmente esperam tempos de envio curtos – mesmo com problemas na cadeia de suprimentos global. A chave para o envio rápido é a eficiência do atendimento. Quanto mais rápido você conseguir tirar um produto do estoque, mais rápido ele poderá chegar às mãos de seus clientes. Gargalos ou lacunas de atendimento podem reduzir os lucros e até mesmo retardar o crescimento do seu negócio.

8. Reduza os gargalos

Existem gargalos em todos os níveis de uma operação. Muitas vezes pensamos neles como questões puramente operacionais, mas eles podem acontecer até na liderança. Líderes no topo de um negócio que não conseguem se adaptar à medida que a empresa escala muitas vezes desaceleram o crescimento, não conseguem gerenciar recursos adequadamente durante períodos de expansão rápida ou se recusam a abrir mão quando é hora de delegar.

9. Acompanhe KPIs e métricas de desempenho

Todo empresário e gestor quer acreditar que é orientado por dados, mas se os indicadores-chave de desempenho (KPIs) não forem estabelecidos e medidos, eles podem muito bem-estar fazendo isso. Um KPI é uma maneira de quantificar o progresso em direção a uma meta de negócios específica. Se um procedimento não está movendo o negócio em direção a esse objetivo de alguma forma, isso pode estar afetando a eficiência operacional da empresa ou departamento.

10. Gerencie estratégias financeiras

Para manter a eficiência operacional e escalar um negócio em crescimento, é fundamental que as empresas tenham uma estratégia financeira sólida. A concorrência está sempre inovando, e o mercado está em constante flutuação. Embora muitos empresários devam ser flexíveis com suas finanças, eles também precisam de um plano para manter margens saudáveis.

11. Aproveite a automação e a tecnologia

Uma das maneiras mais fáceis de melhorar a eficiência operacional é aproveitar a tecnologia e a automação. Embora nunca haja uma mentalidade de “definir e esquecer” com a tecnologia, a automação pode eliminar os erros humanos que diminuem a eficiência. A tecnologia também pode prevenir problemas antes que eles aconteçam e investigar onde gargalos ou outros problemas estão ocorrendo em um processo. Isso melhora a qualidade e a eficiência da produção.

12. Mude a cultura do seu local de trabalho

O ditado de que “se você fizer o que sempre fez, obterá o que sempre conseguiu” soa especialmente verdadeiro em operações de negócios. Os funcionários são a força vital de uma empresa e uma cultura negativa sem uma empresa pode significar trabalhadores insatisfeitos, maior rotatividade e baixa produção. Cada empresa tem sua própria cultura única com base em sua missão, princípios fundamentais, estilos de liderança e KPIs da empresa. Esses valores também dependem dos produtos ou serviços oferecidos.

13. Oferecer treinamento aos funcionários

Para tornar a eficiência operacional uma prioridade em todas as fileiras de uma organização, o treinamento dos funcionários é fundamental. O treinamento deve ser para todos – não apenas para aqueles na linha de produção. À medida que a tecnologia melhora, todos na equipe devem estar envolvidos na educação continuada para se manterem informados sobre as melhores práticas, mudanças regulatórias e atualizações de políticas da empresa.

14. Coloque as pessoas no mesmo nível dos clientes e acionistas (todos são importantes)

Muitas empresas acreditam que colocam seus clientes em primeiro lugar, mas ser uma empresa que prioriza as pessoas também é garantir que seus funcionários sintam que estão sendo colocados acima dos lucros e dos acionistas também – e o faturamento é caro. Ouvir o feedback dos funcionários pode melhorar o moral e trazer à tona questões que os gerentes ou a liderança podem não ver de onde se sentam.

15. Remover barreiras ao sucesso

Gargalos reduzem os níveis de produção de departamentos e equipes, assim como barreiras para o sucesso reduzem as realizações dos membros da equipe. Além de ouvir e valorizar a sua equipe e, é fundamental que os proprietários e gerentes de negócios também se esforcem para remover as barreiras ao sucesso de suas equipes e dos membros individuais.

16. Focar na melhoria contínua

Melhorar a eficiência operacional é um esforço constante. À medida que os mercados mudam, a tecnologia avança, a concorrência melhora e os clientes evoluem, as empresas devem acompanhar. Cada uma das etapas listadas acima deve ser revisitada regularmente e algumas podem até exigir consultoria externa para ver as coisas de uma nova perspectiva.

Texto extraído do site Net Suite Oracle e escrito por Carolyn Lyden SEO Content Specialist, sendo traduzido, condensado e adaptado pela e-prowork consultoria e negócios