Autor: Tom Richert

Seu nome completo é Last Planner® System of Production Control. O controle da produção é necessário em projetos para apoiar o trabalho em direção às realizações planejadas, fazendo o que pode ser feito para seguir um caminho planejado e, quando isso se tornar impossível, determinar caminhos alternativos que atendam às metas desejadas. O termo Last Planner® é uma marca registrada do Lean Construction Institute, por isso o símbolo “®” deve aparecer quando usado pela primeira vez em um documento.

O Last Planner® é um sistema holístico, o que significa que cada uma de suas partes é necessária para apoiar o planejamento e execução do projeto enxuto. Resista à tentação de tratar o sistema como um menu do qual você seleciona apenas as partes que deseja usar. O sistema está organizado em cinco partes principais.

Figura 1: Sistema do último planejador

As duas primeiras partes se concentram em identificar o trabalho que deve ser feito para concluir um projeto enxuto de sucesso. O planejamento mestre, parte um, é feito no início de um projeto. O trabalho de planejamento mestre concentra-se na identificação de marcos principais que ajudam a avaliar o ritmo no qual o projeto irá progredir se quiser ser bem-sucedido. Normalmente, os marcos são datas de conclusão de cada uma das fases principais do projeto e datas de liberação da compra dos principais itens de construção de longo prazo. O ideal é que os últimos planejadores da fase de projeto e da fase de construção participem do desenvolvimento do cronograma do planejamento mestre. O termo “último planejador” refere-se às pessoas da equipe responsáveis ​​por fazer a atribuição final do trabalho a executores específicos e garantir que eles tenham os materiais, equipamentos e informações disponíveis para concluir suas atribuições. Durante a fase de design, os últimos planejadores são geralmente gerentes de projeto de arquitetura e engenharia. Durante a fase de construção, os últimos planejadores são normalmente capatazes e superintendentes das equipes das empreiteiras.

O planejamento da fase, parte dois, é feito dois a três meses antes do início de cada fase. A fase, neste contexto, refere-se a uma parte do projeto que faz sentido considerar como uma unidade completa. A divisão das fases de um projeto dependerá do tamanho e da complexidade do trabalho, com marcos de início e conclusão para as fases identificadas durante o planejamento mestre. O planejamento de fases desenvolve um acordo entre os últimos planejadores sobre como todo o trabalho entre esses dois marcos será concluído.

O planejamento de fases utiliza uma abordagem de planejamento pull, em que os últimos planejadores são muito claros sobre a sequência de solicitações e compromissos que estão assumindo uns com os outros. A abordagem segue uma prática enxuta central de desenvolvimento de fluxo, começando com a condição final necessária para completar uma fase e construindo a sequência de trabalho por meio de uma série de solicitações do cliente e promessas do executor para definir claramente como o trabalho será liberado de uma operação para outra . Essas sessões de planejamento de fase são oportunidades importantes para a equipe determinar como regular o ritmo do trabalho para que progrida em uma taxa constante com variação limitada.

A terceira parte do Last Planner System se concentra em garantir que o trabalho possa ser feito. É o planejamento de preparação por meio do qual os últimos planejadores olham para a frente para avaliar se há restrições para as próximas tarefas identificadas durante o planejamento da fase. A maioria das equipes antecipa seis semanas ao preparar o planejamento, embora em projetos complexos um horizonte de tempo mais longo possa ser garantido. Um plano antecipado é usado para ajudar a equipe a se concentrar nas tarefas que precisam ser preparadas.

Restrições são condições que evitam que uma tarefa planejada seja concluída e incluem questões como mão de obra e disponibilidade de material, acesso a equipamentos, conflitos de documentos de construção e licenças.

As restrições são identificadas em um log, com responsabilidade pela remoção de uma restrição identificada junto com uma promessa de remoção de cada restrição em uma determinada data. O planejamento insuficiente de preparação é muitas vezes o fator mais isolado nas avarias do fluxo de trabalho do projeto, por isso é vital que a equipe esteja presente para preparar o planejamento de maneira diligente. O planejamento de preparação também inclui o refinamento das tarefas identificadas durante o planejamento da fase em mais detalhes, conforme o trabalho é melhor compreendido.

Existem dois aspectos adicionais do planejamento de preparação que precisam ser considerados. Aquelas tarefas no planejamento de fase que não foram divididas no nível de operações suficiente para o planejamento de execução diário e semanal precisam ser desenvolvidas em tarefas mais detalhadas. É também quando as equipes de projeto de forma colaborativa podem projetar com mais precisão a primeira execução de suas operações nessa fase de trabalho.

A quarta parte do Sistema do Último Planejador enfoca o que cada um dos últimos planejadores fará para cumprir as promessas feitas durante o planejamento da fase. Isso é realizado por meio da preparação de um Plano de Trabalho Semanal do projeto, em que cada último planejador identifica as tarefas que suas equipes realizarão a cada dia da semana seguinte. A confiabilidade é extremamente importante no desenvolvimento desses planos compartilhados.

A quinta parte do Last Planner System concentra-se em aprender com o que a equipe fez. Aprender é uma ação diária para equipes de projeto enxutas. O Last Planner oferece duas oportunidades específicas de aprendizagem. Uma delas é por meio da reunião diária de coordenação, geralmente chamada de amontoado diário. Nesta breve reunião stand-up, os últimos planejadores confirmam se suas equipes realizaram o trabalho planejado naquele dia e, se não concordaram, os ajustes necessários para permanecer no plano durante a semana. Esses ajustes diários são vitais, pois os ajustes diários são mais fáceis do que os ajustes semanais, que são muito mais fáceis do que os ajustes mensais.

A outra oportunidade de aprendizado fornecida pelo Last Planner System é por meio da análise de algumas métricas principais. Um é o Porcentagem do Plano Concluído, uma medida da porcentagem de tarefas semanais planejadas que foram concluídas conforme planejado. Outra é Tasks Made Ready, uma medida da porcentagem de tarefas identificadas durante o planejamento da fase que estavam prontas para começar conforme planejado. Um terceiro é Tarefas Antecipadas, uma medida do número de tarefas em um plano semanal que foram identificadas no plano antecipado.

Existem duas considerações importantes para tornar a implementação do Last Planner System bem-sucedida. Primeiro, você não vai aproveitar todo o potencial do Last Planner em um ambiente de comando e controle. As práticas de gerenciamento precisam estar alinhadas com o princípio de respeito do lean pelas pessoas e os líderes de projeto precisam se ver como coaches e facilitadores do planejamento e aprendizagem dos últimos planejadores do projeto.

Em segundo lugar, o uso do Last Planner System é uma disciplina e, como qualquer outra disciplina, como uma atividade atlética ou tocar um instrumento musical, requer prática diária contínua para primeiro se tornar proficiente e, por fim, dominar. Torne-o a base da colaboração da equipe de projeto e você terá dado um grande passo em direção à implementação de um projeto enxuto.

Tom’s coaching as a member of RisingTerrain LLC equips enterprise and project teams to magnify their impact through higher levels of performance. His focus is on helping team members connect personal aspirations with team purpose, cultivate a shared leadership culture, and build new capabilities for peak results; all aligned with an aspirational impact meaningful to the team. This alignment is fundamental to cultivating the mood of ambition necessary to maintain the rigor lean practices require.

O que é o Last Planner System?

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